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応募方法・応募書類

応募者から連絡手段・締切・選考方法を
わかりやすく表記する

「コピーするの?」第三者に見せるのは問題じゃ・・

  • 運転免許証を安易にコピーしていませんか?

    応募者の身分証明書をコピーして不特定な第三者に見せることは、個人情報保護法に抵触します。とくに運転免許証については、本籍地の記載がある場合もあるため、応募時に提示を求めることも職業安定法の指針によって厳しく制限されています。
    それを安易にコピーするようなことがあってはいけません。

  • 採用選考の方法を表記する場合は、
    「ほか」「等」で省略せずすべて表記する

    応募者の問い合わせで多いのが「応募の〆切り」「選考手順と予定」について。応募者に安心してもらうだけでなく、採用選考をスムーズに運ぶうえでも極力表記してください。

  • 提出書類については選考終了後の
    返却や処分方法を極力表記しておく

    個人情報保護法により、応募者から提出された書類の取り扱いについての規制が厳しくなりました。募集主の何気ない不注意から、思いがけないトラブルを招く例があるので気をつけましょう。とくに多いのが、不採用者の「履歴書」「職務経歴書」などの返却をめぐるトラブルです。これを防止するためには、「きちんと保管し間違いなく返却」することが最も重要です。求人広告に「応募書類は選考終了後、返却します」と表記しておけば、応募者も安心できます。もし返却しない場合には、「応募書類は選考終了後、責任をもって破棄処分します」など、あらかじめどのように扱うかを極力表記しましょう。

法律マメ知識

応募者の個人情報の取り扱いにご用心

2005年4月1日より施行された個人情報保護法によって、応募者の個人情報の収集や
利用、また保有・管理などを適切に行う義務が明確になりました。
違反した場合は、主務大臣による是正勧告・命令などを経て罰則が与えられます。

  • 会社説明会の「受付票」も個人情報です

    あらかじめ利用目的を公表または通知しなくてはいけません(同法18 条)。利用目的を変更した場合も同様です。また個人データの取り扱いの委託などを除き、
    本人の同意を得ずに第三者に情報を提供してはいけません(同法23 条)。

  • 応募書類は「採用選考」が利用目的です。

    個人情報は、あらかじめ本人に知らせた目的を終えた時点で、すみやかに本人に返却するか、完全確実に破棄・焼却・消去することがトラブル回避のうえでも効果的な方法です。応募者への配慮という観点からは、選考終了後の応募書類の返却が最も適切と言えるでしょう。

  • 個人情報の保管には管理責任が伴います

    個人情報は、安全な管理のもとでの保管が義務づけられています(同法20 条)。この法律では、従業員個人に違反行為があった場合も企業の監督責任が問われ罰則対象となります。目的を終えた個人情報を持ち続けることは、その分、万一の紛失、情報の流出・漏洩といったリスクを抱え続けることになるわけです。「個人情報が流出した」といったウワサが流れるだけで、企業の信用にかかわりますので、応募者の個人情報の取り扱いは慎重に行ってください。

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