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受付の採用は正社員としてよりも、派遣社員や契約社員の中から経験者を求める傾向があります。また、一連の業務を外部委託する企業もあります。
劇場やアミューズメント施設などではイベントが開催される繁忙期に短期のアルバイトとしての求人が多くなる傾向があります。
受付業務は接客対応だけでなく、企業内の様々な仕事を兼務することもあり、秘書や事務職として募集している企業も少なくありません。秘書を兼務する場合、秘書検定の取得が望ましいケースもあります。
また、企業の顔になる業務なので、高いプロ意識を持っていることが求められます。その上で、電話対応や接客力は必須です。急な来客や予定変更、クレーム対応など、不測の事態にも対応することになるため、自分自身で直面した問題を対処できる臨機応変さ、お客様の要求を的確に把握した上でのきめ細やかな気配りや、冷静で落ち着いた対応も必要でしょう。
受付の実務経験があったり、英会話能力がある場合は、優遇されることが多い職種です。
求職者が職場を選ぶ基準は、待遇が良い、勤務地が自宅から近い、興味のある仕事である、勤務時間が明確に定まっている、といった理由が挙げられます。
20代後半まで働きたいといったように期限を決めて求職している人も多くいます。これは、受付業務の中で、自身の内面・外見を磨いて経験を積んだ後は、別部門での仕事にチャレンジしたり、他業種にキャリアチェンジを考える求職者がいるためです。
残業が少ないため、プライベートな時間や家庭での仕事などを重視する求職者が多くなる傾向にあります。なお、イベント会場や映画館などの受付は面接のみのところが多く、アルバイトでの求人が多くなるため、学生が応募する傾向が強くなっています。
お客様にとって第一印象である受付の印象で会社のイメージが変わってしまいます。会社独自の風土や雰囲気に応募者が合っているかが採用の大きなポイントです。コミュニケーション力があり、組織を代表している仕事だと責任をもって取り組む姿勢があるかを確認してください。
清潔感はもちろんのこと丁寧な対応が行える人物であるかも併せて確認しましょう。
ビジネスマナーや敬語、電話対応などが適切であるかを判断するには、面接だけでなく、筆記試験による適正試験を実施することで判断することも必要でしょう。
近年は中国人観光客をはじめ各国からの観光客、またビジネスで訪れる外国人が多くなっています。外国人の来訪者が多ければTOEICやTOEFLのスコア、英検取得などを採用条件に入れると、希望する求職者に訴求することができます。
オフィスワークの中でも花形職種の一つである受付の仕事は、来訪者や代表電話への応対、訪問部署への案内、会議室予約などです。来訪者スケジュールのデータ管理など、事務作業を行ったり、秘書業務を兼務する場合もあります。
受付業務は来訪者が会社の印象を判断する大切な役割を担うため、高いビジネスマナーとホスピタリティなどが要求されます。飛び込み営業やアポイント無しでの来訪の際に担当者への連絡もあり、自社の組織体制や部署毎の業務を把握し、的確で臨機応変な対応が求められます。来訪する頻度の高い顧客ならば、顔や名前、会社名などを覚えておくと、担当部署や担当者などへのスムーズな対応ができます。受付は会社の顔としての役割があるので、きめ細やかな気配り、相手に好印象を与える丁寧な応対が大切です。
また、来訪者とのコミュニケーション力や、外国人の来訪が多い企業であれば英語やその他の言語の会話力も必要となります。
勤務場所としては、企業、病院、学校、団体、小売店舗、美術館や博物館などの施設、アミューズメント施設、ショールーム、百貨店など様々です。
なお、映画館や劇場などの受付は受付係、チケット係、販売係、アナウンス係と、担当が分かれていることが多いのですが、小さな施設の場合は、ひとりで様々な仕事を兼任することもあります。
病院の受付は、同時にレセプト業務が加わることが多くなり、医療事務と受付を兼任することがあります。
資格は必要ありませんが、応接室や会議室の管理、社員の業務スケジュールの確認や来訪者数の集計などをPCで共有する会社が一般的になっているので、PCソフトなどの知識が必要となる場合もあります。
