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採用動向

厚生労働省の「一般職業紹介状況(2016年5月分)」によると、「事務的職業」全体の有効求人倍率は0.35倍とかなり低いことがわかります。
しかし、職業分類を更に詳細にみていくと、「一般事務の職業」が0.27倍、「事務用機器操作の職業」が0.58倍と低倍率であるのに対し、「外勤事務の職業」が3.43倍、「運輸・郵便事務の職業」が2.76倍と全7職種間で有効求人倍率に開きがあることがわかります。
上記から、比較的、一般的なPCスキルを有していればエントリーできる一般事務や事務用機器操作は人気がある傾向が読み取れます。

事務職はオフィス内での仕事が多く、細やかな雑務をこなすこともあるため、特に女性に人気です。
雇用形態としては、正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト・パートと多岐にわたります。例えば一般事務の場合、厚生労働省の職業分類によると「多様な人材確保や事務の合理化のため、契約社員や派遣社員の占める割合が年々高まっている」こと、また「単純な事務作業に関しては、正社員の割合が減り、派遣社員、契約社員、パートタイマーなどの割合が増えつつある」とされています。ただし、雇用形態に関しても職種や企業により状況は異なります。

上記より同じ事務職といっても、職種や企業により有効求人倍率や雇用形態等、大きく異なっているため、募集時は当該案件の雇用形態や待遇など、条件の詳細まで明示する必要があります。

求職者の特徴、属性

採用動向の有効求人倍率で述べた通り、一般事務やデータ入力などは比較的簡単な業務のため、特別な資格も不要で、未経験者でも就業可能な事務職ですが、専門的な知識や語学力などが必要となる事務職は求職者が少なくなる傾向が見受けられます。

職種により、求職者の特徴や属性は異なります。
例えば、専門事務と呼ばれる経理や法務、貿易事務などは資格だけではなく、実務経験や場合によっては会社の経営方針などへの判断力が必要になることが多く、求職者は業務経験者が多い傾向にあります。
一般事務やデータ入力などの比較的簡単な業務は、特別な資格も不要で、未経験者でも就業可能であることが多く人気があるため、そのために有効求人倍率も低くなると考えられます。

女性が比較的多く、求職者の置かれている状況や雇用形態も多岐にわたることから、就業時間に関しても意向は様々です。
家事や育児、趣味などとの両立のため、定時退社ができるポジションを希望する求職者もいる一方、例えばスキルアップのため、昼夜関係なく業務をこなしていくポジションを希望する求職者もいます。
共通事項としては、女性の求職者が多いということもあり、育児休暇の有無、出産後に職場復帰可能な職場であるかどうか等、結婚後の働き方は女性にとってとても重要なポイントです。
採用する側は、求職者側の希望とこちらの条件がどれだけ合致するか、しない場合はどれだけ調整が可能かをしっかりと話し合うことが大切です。

採用のポイント

どの職種・業種・企業規模に就業したとしても、求められる人物像としてはコミュニケーション能力があります。事務職従事者は、社内外問わず、様々な人と関わる機会があり、円滑に業務を進める上で、コミュニケーションは必要不可欠の要素です。
また、グループや個人のアシスタント業務を担当することも多く、誰かをサポートすることにやりがいを感じるホスピタリティがあるとより適任といえます。
また、業務の特性上、任された仕事はミスすることなく、正確に遂行していく必要もあります。ポジションによっては、繁忙期などには、膨大な作業量を限られた時間内に行うこともあり、ミスなく迅速な処理を行う冷静さも必要です。
また、電話対応や来客対応、文書の作成、慶弔対応なども業務内容に含まれることがあるため、ビジネスマナーを身に着けていることも重視されます。

しかし、これまで述べてきた通り、事務職の業務内容は、企業規模やポジションにより、経験業務なども大きく異なってきます。そのため、厚生労働省は、企業のニーズと求職者の職業能力をミスマッチなく判断するツールとして、「職業能力評価基準」の活用を推奨しています。
これは、厚生労働省から委託を受けた中央職業開発協会がとりまとめている評価基準です。
厚生労働省によると、事務職が含まれるホワイトカラーの労働は、仕事の成果と労働時間が必ずしも一致しないという点が指摘されています。それに加え、成果主義を導入する企業も増え、評価基準があいまいであったり、企業によって異なったりなど、様々な問題が指摘されています。そのため、適正な人事評価を行うために、明確な評価基準を整備し、適性に評価されることが求められています。
また、ITをはじめとした職場環境の技術革新や国際化、会計ルールや労働法令、コンプライアンス等に関わる事項の変更で、事務職に求められる知識やスキルなども常に変化しているため、2008年に内容を改定しました。

以上のように、求職者の求める条件も企業側が必要としている要件も、非常に多岐にわたるのが事務職の採用時の特色としてあげられます。
採用担当者は、事務職のそれぞれの職種の内容や区別や自社の募集ポジションの業務内容や必要条件に関しての理解は必要不可欠でしょう。また、慣習的な採用を行うのではなく、その時々の状況に応じて、柔軟に採用計画を立てることでミスマッチを防ぐことにつながります。
事務職は会社の顔としての業務を担い、また、場合によっては、会社の重要な経営方針などにも関わるポジションです。より組織が活性化するよう、自社にマッチした人材を採用することが重要です。

事務の仕事・業務内容

事務職は人気の高い職であるとともに、様々な種類に分類されています。代表的なものとして、一般事務、営業事務、経理事務、人事事務、総務事務、貿易事務、医療事務、法律事務、学校事務、秘書、データ入力、広報などです。
一般事務では、主に資料、契約書などの書類作成、電話やメール対応、来客対応やファイリングやデータ収集、商品管理などの事務仕事を担います。
営業事務では受・発注や管理業務、顧客からの電話対応などの営業のサポートが多くなるため、コニュニケーション能力を必要とします。
経理、財務、会計事務ではそれぞれ仕事内容が異なりますが、金銭を取り扱う仕事である為に簿記の資格を保有している事や、実務経験を重視する企業も多いようです。
医療事務ではレセプトとよばれる医療報酬明細を作成する業務が中心です。医療費を計算するための専門知識と、受付業務にともなうコミュニケーション能力が必要とされます。
貿易事務では輸出入に関する事務作業を行うため語学能力が必要になることが多いです。
法律事務では簡単な法律の知識が必要であり、法律事務の中にも、秘書業務、一般事務、法律事務専門業務と多岐に渡ります。
事務職とひとくくりにはなっていますが、上記の通り様々な種類と業務に分けられており、会社自体の仕事全てに関わるとても重要な職業です。
どの業界や職場でも事務仕事は必要となり、業界や職場により業務内容が変わってくるため、働く業界に特化したスキルや知識、資格が必要とされるケースも想定されます。そのためか一般的にはPCスキルや特定の知識があるほうが大切と思われがちですが、採用するにあたってはあらゆる部門間の円滑なコミュニケーションを図れる人材であるかという観点も非常に大切です。

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