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どの様に扱いますか?「応募書類は返却しません」

履歴書は大切な個人情報。
返却が難しければ事前に伝えておくこと

「え・・」どうやって処分するの?

  • 履歴書の返却に関して事前に告知していますか?

    法的に会社側が不採用者の履歴書を返さなければならないという義務はありませんが、
    不採用者の立場に立てば、職歴や学歴等の個人情報を記載している履歴書がそのまま
    会社に保管されていることに不安を感じるのは当然のことでしょう。
    もし、実務上、どうしても返却することが難しければ、事前に返却できないことを伝えておく必要があります。
    なお、職業安定所でも、応募書類は本人に返却するよう啓発しています。

  • 履歴書はどのように保管していますか?

    「履歴書は応募者が会社に提出したものだから、こちらでどのように扱おうが自由だ。」
    もし、採用する側がそんなふうに考えているなら、それは大問題です。
    「いちいち返却していたら他の仕事ができないし切手代だってばかにならない。」
    それも一理あるでしょう。しかし、履歴書は大切な個人情報。それを保管するのであれば、個人情報保護法第20条に基づき安全管理措置を講じる必要があります。

  • 応募者を不安にさせていませんか?

    応募者は、自分の履歴書がどのように扱われているかを知ることができませんから、
    「ひょっとしてどこかに情報が流れていっていないだろうか」
    「採用とは関係のない、なにか他の目的に使われていたりすることはないだろうか」
    と不安になります。また、不採用になった会社に自分の情報がずっと残っていることを
    不快に感じる人もいます。不採用になった場合に、どのように処理されたのか、
    会社に確認したいという人は多いのです。

  • 原則は、利用目的を果たした段階(つまり採用選考が終了した時点)で、速やかに本人に返却するか破棄・焼却・削除することが求められています。社内で一定期間保管しておきたいという場合はこれを禁止しているわけではありませんが、採用の可否の決定以外にも募集時の個人情報を利用するのであれば、その利用目的も明示する必要があります。
  • また、保管は厳重な管理のもとで行わなければ情報の
    流出・漏洩のリスクがあり、その管理責任が会社に発生します。また応募者からの求めに応じて、いつ、誰が、どのような措置をとったのか説明しなければなりません。
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