採否の通知

伝えた期日・期限を守って通知。
もし遅れる場合はその旨を連絡する。

「入社諾否の検討材料となる労働条件を明示しましょう」

応募者への採否の通知は、あらかじめ伝えた期日や期限までに行うのが基本。遅れると、入社辞退者が増える可能性があることを念頭に置く必要もあります。
やむなく遅れる場合は、必ずその旨を連絡。
新たな期日・期限を伝えて応募者の了解を得るようにします。
また、応募者が入社諾否を検討できるように書面によって労働条件を
明示しましょう。

• 応募者を無期限に待たせないことが基本

  応募者は、採否の連絡を待ちかねています。
  入社辞退者が出た場合に備えてよく数名の応募者を“補欠”としてキープすることもありますが、無期限に採否を保留して拘束するようなことがあってはいけません。採否通知が遅れる旨を連絡をした際に確実な期日・期限を伝える事は基本です。そのためには、採用通知に対する入社諾否の返事に期日を設けるなど、全体のスケジュールを考えておく必要もあります。

• トラブルにならない通知方法も検討する

  採否通知の期日・期限のほか、通知方法による行き違いや誤解にも気をつけてください。「電話通知」「合格者のみに通知」という方法は、「連絡した、いや聞いていない」という事態が起きる事もあります。
  また、「メールによる通知」では、ほかの受信者のメールアドレスがわかる「CC:」で一斉送信したため、応募者の個人情報の漏洩となったトラブルもありました。
  もし一斉送信する場合は、ほかの受信者のメールアドレスが表示されない「BCC:」で送ることがEメールの常識です。とり急ぎ、採用者に電話やメールで第一報を入れるにしても、その後、応募者全員に正式に「採用通知」「不採用通知」の書面を郵送するのが最も望ましい方法と言えます。

  

• 採用通知に必要な書類を同封する

  人を雇う際には、書面による労働条件の提示が義務づけられています。
  採用通知を郵送するときにその書面を同封すれば、応募者は内容を確認したうえで入社諾否を検討することができます。
  また「入社承諾書」や入社手続きに必要な書類のリストや書式用紙なども同封すれば、その後の手続きが効率的に運びます。

   

  ▲採用通知書をダウンロード

• 不採用通知に同封して応募書類を返す

  採用選考が終了し、目的を達した応募書類は本人に返却するのが原則です。
  不採用通知の方法を書面郵送にすれば、それに同封して応募書類を返却できます。

   

  ▲不採用通知書をダウンロード